Перехід на електронні трудові книжки в Україні триває вже кілька років, однак у працівників і роботодавців досі виникає чимало практичних запитань. Чи залишається дійсною паперова трудова книжка, як перевірити стаж після оцифрування та що робити у разі помилок – пояснюємо простими словами.
Чи дійсна паперова трудова книжка після оцифрування
Після переведення даних у цифровий формат паперова трудова книжка не втрачає юридичної сили. Вона залишається чинним документом, але вже як додаткове підтвердження трудової діяльності, яке зберігається у працівника.
За бажанням працівника кадрова служба й надалі може вносити записи до паперової книжки. Отже, паперовий та електронний формати можуть існувати паралельно.
Як роботодавцю перевірити статус оцифрування трудових книжок
Для перевірки інформації роботодавцю потрібно увійти до кабінету на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України за допомогою електронної печатки організації.
У розділі «Комунікації з ПФУ» необхідно сформувати запит на отримання електронних документів. Після цього система покаже список працівників, чиї трудові книжки вже подані на оцифрування або повністю оброблені.
Водночас у коментарях Пенсійного фонду можна побачити, чи всі періоди роботи були зараховані до страхового стажу.
Чому після оцифрування можуть не зарахувати страховий стаж
Наявність електронної трудової книжки ще не гарантує автоматичного зарахування всіх періодів роботи до страхового стажу.
Найчастіше причинами проблем стають:
- неякісні або нечіткі скан-копії документів;
- помилки в оформленні паперової трудової книжки;
- відсутність підтверджувальних довідок;
- неможливість прочитати окремі записи чи печатки.
У таких випадках Пенсійний фонд може попросити додаткові документи для уточнення інформації.
Які документи потрібно подавати разом із трудовою книжкою
Для підтвердження окремих періодів страхового стажу необхідно завантажити не лише трудову книжку, а й інші документи.
Серед них:
- диплом про освіту та додаток до нього;
- свідоцтво про шлюб або розірвання шлюбу;
- свідоцтва про народження дітей;
- військовий квиток.
Під час завантаження важливо правильно обрати тип документа у списку вебпорталу Пенсійного фонду.
Чи втратить працівник стаж, якщо не подасть документи вчасно
У Пенсійному фонді наголошують: якщо людина не встигне подати скан-копії трудової книжки у визначений період, страховий стаж не буде втрачено.
Періоди роботи до 1 січня 2004 року, як і раніше, підтверджуються записами у паперовій трудовій книжці. У разі оформлення пенсії чи соціальної допомоги документи можуть оцифрувати безпосередньо під час звернення до сервісного центру.
Чи потрібно повторно подавати трудову книжку пенсіонерам
Пенсіонерам, яким пенсію призначили після 2021 року, повторно подавати документи не потрібно. Їхні трудові книжки були оцифровані автоматично під час оформлення пенсії.
Якщо ж пенсію призначено до 2021 року, а людина продовжує працювати, фахівці рекомендують самостійно подати документи для переведення в електронний формат.
Що робити, якщо в електронній трудовій книжці є помилки
Після завершення оцифрування варто уважно перевірити всі записи у власному кабінеті на порталі Пенсійного фонду.
Помилки у назві підприємства, датах або періодах роботи можуть створити проблеми під час оформлення пенсії. У разі неточностей необхідно звернутися до сервісного центру ПФУ або подати електронне звернення через вебпортал.
Як подати трудову книжку онлайн з-за кордону
Українці, які перебувають за межами країни, також можуть подати документи дистанційно через вебпортал Пенсійного фонду.
Для цього необхідно мати кваліфікований електронний підпис, яким підписуються завантажені скан-копії документів.
Чи може роботодавець подати документи за жінку у декреті
Ні. Якщо працівниця перебуває у відпустці для догляду за дитиною, вона повинна самостійно подати документи зі своїм електронним підписом.
Роботодавець технічно не має можливості зробити це замість неї.
Коли трудова книжка вважається оцифрованою
Статус «Виконано» у системі означає, що документи успішно оцифровані. Після цього потрібно перевірити, чи всі періоди роботи були враховані у страховому стажі.
Якщо певні періоди не зараховані, у коментарях Пенсійного фонду буде вказано причину та рекомендації щодо виправлення ситуації.
Де перевірити результати оцифрування електронної трудової книжки
Уся інформація про оцифровані документи відображається у вкладці «Відцифрована ЕТК» у розділі «Дані ЕТК» особистого кабінету користувача на порталі Пенсійного фонду України.
Саме там можна побачити, які періоди трудової діяльності вже зараховані до страхового стажу, а які потребують додаткового підтвердження.
Підписуйтесь на наші сторінки у соціальних мережах:
Фейсбук та телеграм-канал Безоплатні юристи Херсон
Читайте також: Як надати новому роботодавцю доступ до електронної трудової книжки: покрокове пояснення
Отримати безоплатну правову або юридичну консультацію фахівців громадської приймальні Благодійної організації «Фонд милосердя та здоров’я» можна за телефонами: +38 (066) 790 90 21 (Telegram, Viber, Signal, WhatsApp) щодня з понеділка по п’ятницю з 9:00 до 17:00.
Електронна адреса: [email protected] або чат-бот на сайті.
Задля безпеки та зручності клієнтів особистий прийом у Херсоні проводиться виключно за попереднім записом за номером телефону +38 (095) 805 72 99
Залишити відповідь