Починаючи з 10 червня 2021 року в Україні офіційно діють електронні трудові книжки. Тому наразі всі відомості про трудову діяльність особи потрібно надсилати в електронному вигляді до Держреєстру через портал Пенсійного фонду України.
Подати скан-копії може працівник особисто або роботодавець. Якщо документи надсилатиме роботодавець, то він має отримати від працівників згоду на обробку персональних даних.
Перейти з паперової трудової на електронну належить протягом 5 років. Проте в цей час законом* не забороняється користуватись двома видами трудових книжок. А за бажанням працівника роботодавець має і надалі, паралельно з електронною, вести й паперову трудову.
Для оформлення електронної трудової книжки працівнику необхідно зробити декілька кроків:
- Увійти в особистий кабінет на порталі електронних послуг ПФУ та авторизуватися зручним способом:
- за кваліфікованим електронним підписом (КЕП);
- за логіном і паролем;
- через сервіс ID.GOV.UA.
- Зліва на сторінці особистого кабінету обрати пункт в меню “Відомості про трудові відносини”. Після чого з’явиться повідомлення, з яким необхідно ознайомитись та погодитись.
3. Далі потрібно слідувати інструкції:
- поставити відмітку про «Згоду персональних даних»;
- завантажити файли зі скан-копіями документів;
- натиснути «Підписати та відправити у ПФУ», після чого накласти електронний підпис.
- Відповідний запис буде збережено та направлено на розгляд до ПФУ. Результат обробки звернень буде показуватися в особистому кабінеті «Мої звернення».
Перевірені фахівцями ПФУ дані будуть внесені до розділу “Електронна трудова книжка”.
Якщо особа є підприємцем, то ПФУ рекомендує через персональний кабінет надати наступні скан-копії:
- витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань про державну реєстрацію ФОП, або
- довідки з Державної податкової служби про облік як суб’єкта підприємницької діяльності.
Для розрахунку трудового стажу також необхідно завантажити всі документи які впливають на розмір пенсії. Це можуть бути документи про освіту, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток та інші документи.
Скан-копії всіх документів мають бути:
- кольоровими, чіткими;
- форматі jpg (кожна сторінка завантажується окремо) або pdf (всі сторінки єдиним файлом);
- розмір кожного файлу має не перевищувати 1 Мб;
- назва файлу має бути у форматі НННННННННН_ЛС_ПС.jpg, де НННННННННН – ідентифікаційний код застрахованої особи, тобто реєстраційний номер облікової картки платника податку; ЛС – номер лівої сторінки трудової книжки, починаючи з 02; ПС – номер правої сторінки трудової книжки, починаючи з 03; перший розворот, де міститься ПІБ, повинен мати значення ЛС_ПС рівне 00_01. Такі рекомендації до назв файлів містяться зокрема у вимогах самого ПФУ.
Загалом, такий перехід на електронну трудову книжку має низку переваг. Зменшується паперовий документообіг і пов’язані з цим ризики втрати чи пошкодження документів. Також сервіс надає швидкий доступ до перевірки страхового стажу та інших даних працівника, а в майбутньому отримати нарахування пенсій в автоматичному режимі без особистого звернення у ПФУ.
Довідково*. Закон № 1217-IX “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі”.
Залишити відповідь