Починаючи з 10 червня 2021 року в Україні офіційно діють електронні трудові книжки.
Що таке електронна трудова книжка?
Це цифровий аналог паперової трудової книжки. Її впровадили, щоб удосконалити облік трудової діяльності українців, зменшити паперовий документообіг і пов’язані з цим ризики втрати чи пошкодження документів.
Також сучасна система дасть змогу працівникам будь-коли перевірити свій страховий стаж, а в майбутньому – оформити пенсію дистанційно без візиту до Пенсійного фонду.
Що змінилося?
Кожен роботодавець зобов’язаний надавати відомості про трудову діяльність своїх найманих працівників в електронному форматі через портал Песійного Фонду України https://portal.pfu.gov.ua/. А саме: вносити записи про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, строкову військову службу та інші події, які раніше фіксувалися в паперовій формі.
За законом, у працівників і роботодавців є п’ять років для оцифрування трудових книжок.
Де знайти електронну трудову книжку?
Увійдіть до особистого кабінету на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України (ПФУ).
Авторизуйтеся зручним для вас способом:
За кваліфікованим електронним підписом (КЕП), який можна отримати в Державній податковій службі, акредитованому центрі сертифікації ключів, а також у банках.
За логіном і паролем – для цього необхідно зареєструватися на порталі за допомогою коду, отриманого в територіальних органах ПФУ за наявності паспорта, ідентифікаційного коду та відповідної заяви.
Через сервіс ID.GOV.UA, який передбачає ідентифікацію за ЕЦП, за мобільним телефоном (Mobile ID) або наявності рахунку в одному з 27 банків України (Bank ID).
Хто може вносити інформацію?
Відомості про трудову діяльність в електронній формі може подати як роботодавець за працівників, так і сам працівник через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України (https://portal.pfu.gov.ua):
• у вигляді скан-копій документів;
• в оцифрованому вигляді – шляхом створення запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.
Скановані копії мають бути в кольоровому форматі з оригіналів документів та містити всі сторінки трудової книжки у хронологічному порядку та поля відповідних документів.
Подаються такі відомості з обов’язковим накладанням кваліфікованого електронного підпису страхувальника або працівника, який надає таку інформацію.
Увага! В електронній трудовій книжці наразі є дані за основним місцем роботи, починаючи з 2004 року. Якщо ваша трудова діяльність почалася раніше, ви можете додати інформацію про це особисто, надіславши скановані копії документів.
Чи потрібно ФОП робити запис в електронній трудовій книжці?
Так, якщо ви маєте найманих працівників і вносите дані про них.
Щодо власної підприємницької діяльності жодних записів в електронній трудовій книжці робити не потрібно. Водночас ПФУ рекомендує ФОП подати через персональний кабінет скан-копії:
- витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань про державну реєстрацію ФОП, або
- довідки з Державної податкової служби про облік як суб’єкта підприємницької діяльності.
Довідково: механізм подання роботодавцями та працівниками відомостей про трудову діяльність в електронній формі визначено Порядком подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженим постановою правління Пенсійного фонду України від 12 березня 2021 року № 11-1 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0802-21#Text ).
Залишити відповідь