До 10 червня 2026 року всі паперові трудові книжки мають бути оцифровані. Після цієї дати паперовий документ фактично втратить свою юридичну силу для призначення пенсій, а підтвердження стажу відбуватиметься виключно за даними електронного реєстру.
Станом на кінець 2025 року вже оцифровано понад 80% документів, проте для багатьох громадян питання залишається відкритим.
Чому паперова книжка більше не «головна»?
З червня 2021 року в Україні офіційно функціонує електронна трудова книжка. Це цифровий запис у Реєстрі застрахованих осіб, де фіксується кожен крок вашої кар’єри: від прийняття на роботу до нагороджень.
Важливий нюанс: якщо дані після 1 січня 2004 року потрапляють до системи автоматично через сплату ЄСВ, то записи про роботу до цієї дати потребують «ручного» оцифрування. Без цього Пенсійний фонд України (ПФУ) може просто не «побачити» ваші роки стажу, що прямо вплине на розмір майбутньої пенсії або саму можливість вчасно вийти на відпочинок.
Які правила діють у 2026 році?
Сьогодні паперова книжка вже не є обов’язковою для ведення, але вона залишається важливим первинним документом.
- При прийнятті на роботу: Ви можете надати або паперову книжку, або витяг з електронного реєстру.
- Зберігання: Роботодавці більше не зобов’язані тримати у себе книжки працівників, прийнятих після червня 2021 року. Після оцифрування документ повертається власнику під підпис.
- Паралельне ведення: За вашим бажанням роботодавець зобов’язаний продовжувати робити записи в паперову книжку паралельно з електронною. Це ваш «страховий поліс» на випадок розбіжностей у даних.
Порада: Навіть після оцифрування зберігайте паперову книжку. У разі судових спорів вона стане вагомим доказом вашої трудової діяльності.
Як створити цифрову копію самостійно: покрокова інструкція
Вам не обов’язково йти до відділення ПФУ. Оцифрувати дані можна онлайн через портал електронних послуг ПФУ.
- Підготовка: Зробіть кольорові скан-копії всіх сторінок (навіть порожніх, якщо на них є відмітки) у форматі JPG або PDF. Роздільна здатність – 300 dpi, розмір кожного файлу – до 1 МБ.
- Авторизація: Увійдіть на портал за допомогою КЕП (електронного підпису) або «Дія.Підпис».
- Завантаження: У меню зліва оберіть «Електронна трудова книжка», заповніть анкету та прикріпіть файли.
- Очікування: Опрацювання зазвичай триває від 5 до 10 днів. Перевірити статус можна в розділі «Мої звернення».
Що буде, якщо не встигнути до червня 2026-го?
Наслідки можуть бути фінансово болючими. Якщо ваш стаж не буде підтверджений електронними даними до дедлайну, ПФУ може відмовити у зарахуванні «спірних» періодів. У такому разі доводити право на пенсію доведеться через архівні довідки або тривалі судові процеси.
Для пенсіонерів, які вже отримують виплати, оцифрування не є обов’язковим.
Підписуйтесь на наші сторінки у соціальних мережах:
Facebook та Телеграм канал – Безоплатні юристи Херсон
Читайте також: Як перевести трудову книжку в електронний формат: відеоінструкція від Пенсійного фонду
Отримати безоплатну правову або юридичну консультацію фахівців громадської приймальні Благодійної організації «Фонд милосердя та здоров’я» можна за телефонами: +38 (066) 790 90 21 (Telegram, Viber, Signal, WhatsApp) щодня з понеділка по п’ятницю з 9:00 до 17:00.
Електронна адреса: [email protected] або чат-бот на сайті.
Задля безпеки та зручності клієнтів особистий прийом у Херсоні проводиться виключно за попереднім записом за номером телефона +38 (095) 805 72 99.
Залишити відповідь